Coladepez

TI y Conocimiento (TIC) de próxima generación. Año 2000. (1)

Esquema de un plan de gestión del conocimiento

Hace ya un tiempo, Angus, Patel y Harty publicaron en la revista Information Week, de la cual son fundadores, un artículo en el que definían el concepto GC como un proceso dividido en cuatro partes bien diferenciadas. De hecho, el proceso sigue la secuencia ya sugerida en en,jornad@, el debate online de la I Jornada en.red.ando:

datos> información> conocimiento

Cada una de las partes del proceso consta de varias actividades, todas encaminadas a la consecución de resultados específicos que ayuden a la organización/empresa a identificar el conocimiento que posee y a la toma de decisiones.

Estos procesos y actividades son:

1.- Recolección del material. Es el proceso de recogida de datos que no están digitalizados y, por tanto, no son susceptibles de formar parte de ningún sistema de base de datos digital. Esta parte del plan de GC incluye:

.- Introducción de datos al sistema

.- Escaneado de documentos. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (Optical Character Recognition, OCR) es un sistema que, después de escanear un documento, reconoce el texto que contiene convirtiéndolo de un mero archivo gráfico a un documento de texto listo para ser tratado con un procesador de textos, e indexado para que su contenido pueda ser localizable por palabras.

.- Introducción de archivos de voz (conferencias, reuniones, talleres, … etc.)

.- Incorporación de información existente en la organización/empresa de diversas fuentes documentales y no documentales para ser incluidas en el sistema.

.- Búsqueda de información adicional que no tiene la organización/empresa pero que puede ser interesante que contenga e indexe para la consecución de un plan de GC.

Esta parte del proceso va dirigido sobre todo a las empresas u organizaciones que cuentan con un volumen considerable de información en formatos no digitales. En la actualidad, éste es uno de los procesos más costosos y traumáticos para cualquier organización de la vieja economía que pretende modernizarse y llevar a cabo un plan de GC. La recolección es una condición necesaria , pero forma parte de la etapa de gestión documental del sistema, sin que podamos hablar todavía de ningún tipo de gestión de conocimiento.

2.- Organización. En esta segunda parte, se organizan los datos y la información, ya digitalizados. En este proceso las actividades que se llevan a cabo son:

.- Catalogación. Es el etiquetaje de cada uno de los documentos introducidos en el proceso anterior con el fin de poder indexarlos posteriormente.

.- Indexación. Con la previa catalogación de los documentos, éstos se ordenan creando una lógica organizativa de todos ellos a modo de índice temático.

.- Filtraje. Los documentos son tratados con el objetivo de evitar redundancias, o limpiar el sistema de datos o informaciones obsoletas.

.- Relacionar o enlazar. Se ponen en relación diferentes tipos de documentos ya sea por su formato o su contenido.

Esta parte del plan de GC ya requiere la utilización de software específico para estas funciones ya que la información se encuentra digitalizada y su organización necesita aplicaciones de bases de datos. De todas maneras, hasta ahora, la introducción, catalogación, indexación, filtraje y relación de los documentos era un proceso manual o semi-automático. Como mostraremos más abajo, una parte de las tecnologías que se presentan a la I Jornada en.red.ando posibilitan la automatización combinada de todo este proceso.